La mise en place du télétravail fait souvent disparaître les frontières entre le boulot et la vie privée. Mis en place dans l’urgence pour faire face à l’évolution de la pandémie, les conditions ne sont pas toujours réunies pour que cette modalité soit confortable pour tous. Le problème repose souvent sur la difficulté à rester performant tout en maintenant un équilibre entre la sphère pro et la vie perso.
Dans la mise en place du télétravail, l’équilibre repose d’abord sur 3 capacités :
Se respecter : être bienveillant avec soi-même, respecter ses propres besoins …
Se faire respecter : faire appliquer à distance ce qui s’applique au bureau, faire entendre ses besoins, ses contraintes …
Respecter l’autre : tenir compte des besoins et des contraintes des autres, se montrer adaptable, bienveillant et à l’écoute …
Mais la notion d’équilibre est toutefois assez subjective : ce qui est équilibré pour l’un, ne l’est pas forcément pour l’autre. Cet équilibre dépend donc du temps dont chacun a besoin dans les différents aspects de la vie : le temps pour toi, le temps social, le temps professionnel, le temps familial et le temps du couple.
En y réfléchissant, as-tu la sensation que cette répartition est juste ? Si non quelle est pour toi la répartition idéale ?
Pour trouver l’équilibre, il est aussi intéressant d’identifier les chronophages, ce qu’on appelle « les voleurs de temps ».
Il y a des chronophages externes comme les imprévus, les mails inutiles qui polluent ta boite mail, les notifications, les personnes qui s’étendent sur leurs problèmes sans te demander si tu as le temps de les écouter, les interruptions en tout genre, ... Et les chronophages internes comme ta difficulté à te fixer des priorités, ton manque de planification, d’anticipation, d’organisation, ton perfectionnisme, ton incapacité à dire non etc … Qu’ils soient internes ou externes, il faut apprivoiser ces voleurs de temps pour gagner en équilibre.
Comment améliorer cet équilibre en restant performant ?
Voici 4 défis pour y parvenir
1er défi : FIXER LE CADRE
Établir un cadre, ça commence par définir un lieu et des horaires, c’est la clé pour réussir le passage au télétravail :
Définis un espace de travail dédié : Avant toute chose, pour bien s’organiser en télétravail, il est indispensable d’aménager un coin bureau à la maison.
En t'installant dans un endroit spécifique de la maison, tu installes une barrière psychologique. Dans ton esprit, cet espace est dédié au travail, ta concentration y sera favorisée.
L’idéal est d’aménager un coin bureau séparé qui te permet d’être au calme et dans lequel tu peux installer librement tes affaires. Pense à l'ergonomie de cet espace, si tu travailles sur ordinateur, veille à le surélever pour que l’écran soit positionné à hauteur de tes yeux ou légèrement plus bas. Ça t'évitera les douleurs aux cervicales et la fatigue musculaire.
Si tu n'as pas d'autre choix que d'installer ton coin bureau dans le salon, fais en sorte que ton matériel puisse tenir dans une boite de rangement, un placard, ou une desserte à roulettes. Ce sera ton bureau nomade. Limite les outils et le matériel de bureau pour ne garder que l’essentiel. Quand c'est possible, installe-toi près d’une fenêtre, plutôt que face à un mur.
Crée une routine de travail avant de commencer : un des grands changements quand tu travailles chez toi, c’est le temps de trajet. Ce temps de trajet c’était aussi un "sas" avant de commencer ta journée.
Pour recréer cette transition le matin, tu peux fixer une routine « spécial télétravail » : à la place du temps de transport, tu peux passer plus de temps avec tes enfants, lire quelques pages d’un livre, faire un peu de sport, t'accorder 20 minutes pour méditer ou pour aller marcher …
Finis la journée à heure fixe et déconnecte : tu n’as plus à penser à rentrer chez toi car tu es déjà chez toi ! Le risque c’est de ne pas t’arrêter, et de continuer à travailler tard le soir.
Fixe toi une heure limite qui marque la fin de ta journée de boulot. Éteins ton ordinateur, range tes affaires pro et mets les hors de ton champ de vision.
Si tu as du mal à t’arrêter, prévois une activité qui te fait plaisir juste après, pour t’aider à couper, crée un "sas" de fin de journée : faire du sport, aller marcher…
Fixe les priorités pro et perso pour la journée : évite que ta journée de télétravail ne tourne qu’autour du travail. Tu peux te fixer 3 priorités pro et 3 priorités perso pour la journée.
Prévois des blocs de temps pro et des moments perso : programme des créneaux, note dans ton agenda les moments même les plus évidents, qui vont rythmer ta journée : les repas, les pauses, les sorties d'école, les activités …
2ème défi : LA GESTION DU TEMPS
Maintenant que tu as fixé le cadre, tu te demades comment optimiser ta gestion du temps, pour gagner à la fois en confort et en efficacité. Pour ça, plusieurs pistes peuvent t'aider :
Tes croyances d’abord
Ça n’est pas parce que tu l’as toujours fait que c’est devenue une obligation ou que c’est la meilleure façon de le faire. Accepte l’idée qu’une autre façon de fonctionner est possible, car en matière de gestion du temps, la première piste c’est la souplesse et la flexibilité.
La politique de la porte fermée
Que ton bureau ait une porte, fermée ou non, si tu n’affiches pas le temps occupé et le temps libre, tout le monde peut penser que tu es disponible en permanence. La politique de la porte fermée, c’est :
de définir quand c’est possible d’être dérangé et quand c’est impossible
le communiquer : le dire tout simplement et si ça ne suffit pas l’écrire (le principe s’applique à la vie perso, dis à tes amis quand tu es disponible ou non pour les écouter)
le faire appliquer
Maîtriser les interruptions au lieu de les subir
Il y a les dérangements humains et les rappels à l’ordre électroniques :
les "fâcheuses" habitudes : les personnes sont habituées à te demander ton avis ? Pourquoi pas déléguer un peu plus ! Encourager, former, développer l’autonomie, de tes collègues, de tes collaborateurs, comme de tes enfants ! Au début tu vas perdre du temps mais c’est pour en gagner ensuite, arrête de dire « laisse, je vais le faire » et donne leur les moyens de s’en sortir sans toi.
les notifications, les alarmes, les mails, ou le téléphone qui vibre ... tu perds du temps, tu as ensuite du mal à te reconcentrer sur ton travail... Tu peux désactiver les alarmes et les notifications.
L’agenda pour gérer le temps
L’idée est d’en avoir un seul pour tout, le privé et le pro : il doit te permettre d’avoir une vue sur la semaine, le mois, l’année. L’agenda est un facilitateur qui te donnera de la souplesse, de la visibilité et de la clarté.
Commence par inscrire tout ce qui est récurrent, prévisible, note les périodes de vacances scolaires (pour concilier vie pro et vie perso c’est trèèèès important), utilise un code couleur pour le pro différent du perso, quand tu as une tâche à planifier, prévois l'heure de début et l'heure de fin .
N’oubli pas l’adage de Parkinson : « plus tu disposes de temps pour faire un travail, plus ce travail prend du temps »
Épurer
La nature a horreur du vide, plus tu as d’espace, plus tu entasses. L’espace c’est comme le temps avec la loi de Parkinson, si tu ne délimites pas l’espace nécessaire à chaque chose, chaque chose prendra toute la place.
Un environnement épuré participe à clarifier tes pensées, c’est un peu le miroir de ton mental
La boîte mail
C’est la boîte de Pandore : tu peux vite te retrouver inondé de messages. C’est un excellent outil de communication, mais on a trop rarement définit des règles pour l’utiliser.
La règle pour une bonne gestion du temps c’est plutôt un mail lu = un mail traité.
Un autre exemple de perte de temps avec les mails : si tu adresses un mail à 3 personnes en disant que quelque chose est à faire, le 1er va se dire que les autres vont le faire, le 2ème le fera en prenant le risque de faire un doublon, et le 3ème va t'appeler pour savoir qui doit le faire ... Au final tout le monde a perdu du temps
3ème défi : RÉSISTER À LA DISTRACTION
Le cadre est fixé, tu sais comment optimiser ta gestion du temps, mais avoue qu'il y a des jours de télétravail où tu t'installerai bien dans le canapé pour regarder une série sur Netflix. C'est humain, pas besoin de te culpabiliser, la société est faite pour nous distraire.
Tu es en permanence inondé d’informations et ta capacité à ignorer ces informations pour rester concentré sur une seule chose s'appelle l’attention sélective. Tu ne pourrais rien accomplir sans ça, mais tout est fait pour détourner ton attention.
Règle n°1 : Surfer les vagues de distraction
Quand une vague se forme, tu vois au départ une ondulation de l’eau qui grandit progressivement jusqu’à atteindre sa hauteur maximale et elle finit par s’écraser.
Côté distractions c’est pareil : L’envie de te laisser distraire monte comme une vague jusqu’à atteindre un pic et elle finit par s’écraser et l’envie se dissipe. Les envies qui conduisent aux distractions durent souvent moins de 10 min. À chaque fois qu’une envie de te laisser distraire apparaît, répète-toi: “Je peux céder aux distractions mais pas maintenant, je dois juste attendre 10 min.”
Règle n°2 : Libérer du temps pour la traction
La traction ce sont toutes les activités qui te rapprochent de ton objectif. Elle s’oppose aux distractions qui t'éloignent de ce que tu veux accomplir.
Pour être efficace, tu dois libérer du temps pour la traction en travaillant par bloc de temps, en planifiant des moments dans ton agenda pour travailler de façon ininterrompue.
Non seulement ça te fais gagner du temps mais ça te permet aussi de produire un meilleur travail. Quand tu te concentres sur un sujet sans interruption, tu es capable de l’explorer en profondeur, de travailler sur les détails et de mieux réfléchir.
Règle n°3 : Les 3 pactes
Pour mieux contrôler ton attention et résister aux distractions, tu peux mettre en place 3 pactes :
Le pacte d’effort
Il consiste à ajouter une effort supplémentaire entre toi et ce que tu veux arrêter de faire. Si tu es tenté de regarder une série ou de jouer à la console quand tu es en télétravail, débranche tout et range les éléments de manière à être découragé à l’idée de devoir tout installer
Le pacte de prix
Le pacte de prix, comme son nom l’indique, te coûte de l’argent quand tu ne le respectes pas. Si tu veux limiter l’utilisation de ton smartphone quand tu es en télétravail, tu peux t’engager chaque semaine à envoyer une capture d’écran de ton smartphone à un ami pour montrer le temps que tu y as passé. Si tu as dépassé le temps d’écran que tu t’es fixé, tu paies une amende ou c’est toi qui paies le prochain resto.
Le pacte d’identité
Ou le pacte d'engagement, il consiste à dire aux autres ce que tu fais. Si tu veux prendre l’habitude de répondre à tes emails le matin, écris le dans ta signature de mail : “Je réponds à mes emails avant 12:00”. Une fois que tu l’as communiqué ouvertement à d’autres personnes, tu auras tendance à vouloir respecter ce que tu as dit.
4ème défi : CRÉER DES RITUELS DE PAUSE
Il se peut qu’en télétravail tu culpabilises à l’idée de prendre une pause. Or au bureau, tu fais des breaks avec tes collègues, tu es parfois interrompu, tu ne travailles pas non stop. À la maison, c’est pareil : les coupures sont autorisées, même conseillées 😉
En intégrant des pauses dans ton emploi du temps, tu poses des limites et tu gagnes en productivité. La technique pour maintenir ton équilibre entre bien-être et performance : la méthode POMODORO (Cette technique est née en Italie durant les années 1980. Elle a été théorisée par Francesco Cirillo. En italien, « Pomodoro » signifie « tomate », les minuteurs de cuisine les plus populaires à cette époque étaient en forme de tomate).
Cette méthode montre que des pauses régulières favorisent l'agilité intellectuelle. Les temps de repos participent à consolider la mémoire.
L’objectif est de travailler sur une tâche précise pendant 25 minutes puis, de s’octroyer une pause de 5 minutes. Au bout de 4 sessions , il est possible de prendre une pause plus longue, de 15 à 20 minutes.
Si 25 minutes de travail te semble trop court, adapte le temps à tes habitudes.
LES RESPIRATIONS
Pendant ces pauses, tu peux te détendre, marcher, respirer … Voici quelques respirations qui t’aideront à te délasser entre deux sessions.
La respiration calmante : comme son nom l’indique, elle va t’aider à retrouver le calme (physiquement et mentalement) Tu inspires en comptant jusque 3 ... Tu retiens l’air en comptant jusque 3 ... et tu souffles en comptant jusque 12 (comme si tu soufflais dans une paille). Tu renouvelles plusieurs cycles jusqu’à ce que tu te sentes suffisamment apaisé.
La respiration alternée : elle est efficace pour clarifier le mental et se rafraîchir les idées. Tu poses ton index droit sur la narine droite et tu inspires par la narine gauche. Tu sens l’air frais à gauche ... puis tu poses ton index gauche sur la narine gauche et tu expires par la narine droite. Tu sens l’air plus tiède à droite. Tu fais 5 cycles dans ce sens et ensuite tu inverses. L’effet peut être assez dynamisant et aide aussi à se recentrer.
La cohérence cardiaque c’est une respiration très efficace pour se calmer, pour se réaligner, faire baisser le rythme cardiaque, la pression artérielle etc ... La méthode 365 consiste à faire 3 fois par jour - 6 respirations par minute - pendant 5 minutes - ce qui revient à inspirer sur 5 secondes et expirer sur 5 secondes.
La respiration inversée est intéressante quand tu satures, quand "tu en as plein la tête" : tu bouches tes narines avec tes pouces, tu inspires par la bouche, tu bloques ta respiration, tu souffles dans tes narines bouchées comme pour faire monter la pression, et d’un seul coup tu expires par le nez (et pas par la bouche) en relâchant les mains ... c'est efficace pour faire le vide, pour désencombrer le mental.
Enfin, le soufflet thoracique : pose tes mains sur tes côtes, inspire par le nez et sens tes côtes s’ouvrir, souffle doucement par la bouche comme si tu soufflais dans une paille, et sens tes côtes redescendre. En répétant plusieurs fois cette respiration, tu vas dénouer toutes les chaînes musculaires qu’implique la respiration et participer à détendre le dos, le diaphragme, la poitrine etc ...
Sans compter que toutes ces respirations améliorent l’oxygénation, donc les performances de ton cerveau 😜
En résumé ...
Pour rester performant et épanoui en télétravail, voici les points clés à retenir :
En pyjama tu ne travailleras pas : même si c'est tentant de rester en pilou pilou, garde tes bonnes habitudes, tes vêtements conditionnent ton comportement.
Un espace de travail tu te réserveras : marque ton territoire, délimite physiquement ton espace pour ancrer tes réflexes de travail
Des horaires tu respecteras : si tu ne vois pas le temps passer, fixe toi des limites
Des pauses tu t'accorderas : pas de culpabilité, faire des pauses t'aideront à rester "frais" et productif
Enfin, si tes enfants sont cas contact et que ton conjoint est positif au Covid, que vous êtes tous à la maison à vous partager la Wifi et que la salle à manger s'est transformée en open space, oubli tout ce que tu viens de lire et fait juste de ton mieux ! Garde simplement en tête que tout ceci est provisoire, c'est une question de jours tout au plus, je suis de tout coeur avec toi !!
Merci d'avoir lu cet article, s'il t'a plu, tu peux le partager ! 😉